Warunki stawiane w postępowaniu powinny być adekwatne do przedmiotu zamówienia
Szczególną uwagę należy zwrócić na wymagane od wykonawców doświadczenie i wartość wcześniejszych zamówień, których realizacją muszą się wykazać. W przypadku projektów typu „zaprojektuj i wybuduj”, beneficjenci często stawiają warunek, zgodnie z którym wykonawcy muszą posiadać doświadczenie w wykonaniu umów w takiej właśnie formule. Na etapie kontroli ten wymóg bywał kwestionowany, bowiem w wielu przypadkach zdolnymi do realizacji zamówienia są nie tylko podmioty, które nabyły doświadczenie w inwestycjach realizowanych w formule „zaprojektuj i wybuduj”, ale też te, które pozyskały je w ramach odrębnych zamówień. Odrzucenie oferty tylko z uwagi na to, że zdolność do wykonania zamówienia wykazano w inny sposób (osobno zaprojektowanie, osobno wybudowanie) może prowadzić do nałożenia korekty w wysokości nawet 25 proc. wartości wydatku.
Za nieuzasadnione zespoły kontrolujące często uznają też wymaganie, by pożądane doświadczenie zdobyte zostało w charakterze głównego wykonawcy (z wyłączeniem np. podwykonawstwa), czy we współpracy z konkretną kategorią podmiotów. Należy pamiętać, że kryteria oceny ofert nie mogą odnosić się do właściwości wykonawcy, np. jego doświadczenia. Problemem na etapie kontroli może też okazać się wysokość wadium. Mimo, że w postępowaniu prowadzonym na podstawie Wytycznych nie znajdują zastosowania przepisy Prawa zamówień publicznych, to jednak ustalenie wysokości wadium na poziomie wynikającym z ustawy (nie wyższym niż 3 proc. wartości zamówienia) co do zasady wyklucza ryzyko otrzymania korekty na etapie kontroli. Nie należy też ograniczać możliwości wniesienia wadium w różnych formach np. jedynie w formie pieniężnej.
Zgodnie z Wytycznymi, zamawiający musi wyznaczyć wykonawcom odpowiedni czas na złożenie oferty. W przypadku dostaw i usług to minimum 7 dni (30 dni jeśli szacunkowa wartość zamówienia przekracza 209 tys. euro), przy robotach budowlanych – co najmniej 14 dni (30 dni jeśli wartość szacunkowa zamówienia przekracza 5,225 mln euro). W Wytycznych dokładnie sprecyzowano, że bieg terminu rozpoczyna się w dniu następującym po dacie upublicznienia zapytania ofertowego, a kończy się z upływem ostatniego dnia. Zdarza się jednak, że beneficjenci ustalają terminy „na styk”, czym ryzykują utratę części dofinansowania. Należy pamiętać, że jeżeli wspomniany termin określono np. na dokładnie 7 dni – przy czym ostatniego dnia oferty w formie pisemnej można składać tylko w określonych godzinach (najczęściej pracy biura beneficjenta) np. od 9:00 do 16:00 – to zespół kontrolujący postępowanie zapewne stwierdzi naruszenie postanowień Wytycznych, skutkujące korektą nawet do 10 proc. wydatków. Dlatego przy wyznaczaniu terminu składania ofert, trzeba upewnić się, że będzie on obejmował 7, 14 albo 30 pełnych dni. W przypadku wprowadzania istotnych zmian w treści ogłoszenia o zamówieniu, terminy powinny ulec odpowiedniemu przedłużeniu.
