Zgodnie z Wytycznymi, przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności, mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
Zamawiający musi więc opisać szczegółowo, czego potrzebuje, jednocześnie jednak unikając wymagań zbyt rygorystycznych, zawężających w sposób nieuzasadniony konkurencję na rynku. Warto pamiętać, że informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa nie muszą być upubliczniane w zapytaniu ofertowym. Przesłanie uzupełnienia opisu do potencjalnego wykonawcy może być uzależnione od zobowiązania do zachowania poufności.
Dodatkowo Wytyczne nakładają na beneficjentów obowiązek posługiwania się przy opisie przedmiotu zamówienia nazwami i kodami określonymi we Wspólnym Słowniku Zamówień. Naruszenie tego postanowienia może skutkować nałożeniem korekty w wysokości 10 proc. wydatków objętych zamówieniem. Właściwe zakwalifikowanie przedmiotu zamówienia do kategorii robót budowlanych, dostaw lub usług ma także doniosłe znaczenie chociażby z punktu widzenia terminów składania ofert.
Niezwykle istotny jest wynikający z Wytycznych zakaz posługiwania się przy opisie przedmiotu zamówienia odniesieniami do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów
lub specyficznego pochodzenia. Zakaz ten nie ma on charakteru bezwzględnego, jeśli więc w danym przypadku posłużenie się konkretną nazwą czy znakiem jest niezbędne, zamawiający zobowiązany jest dopuścić rozwiązania „równoważne” wraz z określeniem zakresu równoważności w sposób jednoznaczny i wyczerpujący.
Beneficjenci często pomijają ten ważny aspekt i nawet jeśli w opisie przedmiotu zamówienia dodają sformułowanie „lub równoważne”, to nie wskazują zakresu równoważności. Należy pamiętać, że nawet jeśli na rynku istnieje tylko jeden produkt spełniający wymagania zamawiającego, lub kiedy dostarczenie konkretnego rozwiązania jest w danym wypadku niezbędne, beneficjent nadal nie może pominąć dopuszczenia rozwiązań równoważnych.
Dodatkowo, warto w takiej sytuacji (choć nie jest to obowiązek wprost wynikający z Wytycznych) już w dokumentacji postepowania uzasadnić, dlaczego przy opisie przedmiotu zamówienia beneficjent musiał posłużyć się konkretną nazwą, znakiem towarowym, źródłem czy pochodzeniem. Takie rozwiązanie ma zawsze pozytywny skutek w trakcie weryfikacji postępowania przez instytucję pośredniczącą. Dzięki niemu zamawiający zabezpiecza się na wypadek ewentualnego zarzutu argumentowania jedynie na potrzeby kontroli.
Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia, muszą być „proporcjonalne” do przedmiotu zamówienia.
Przygotowując postępowanie, należy minimalizować ryzyko nieuzasadnionego zawężenia kręgu wykonawców mogących ubiegać się o zamówienie. Oczywiście, zamawiający nie ma obowiązku dopuszczania do postępowania wszystkich podmiotów prowadzących działalność w danej branży. Konieczne jest jednak w tym względzie zachowanie równowagi pomiędzy interesem beneficjenta
a interesem wykonawców.
