Wdrożenie EPL ma obniżyć koszty obrotu informacyjnego UKE z petentami, dzięki wyeliminowaniu części papierowej dokumentacji i kosztów jej obsługi. Marcin Rafalski przyznaje, że dzisiaj znaczna część informacji w urzędzie digitalizowana jest raczej podstawowymi narzędziami informatycznymi. Daje to bardzo niewielkie możliwości automatycznego przetwarzania i udostępniania zasobów, jakie są w dyspozycji regulatora. Wszystko wymaga w zasadzie informatycznej pracy ad hoc. EPL ma nie tylko ułatwić pracę UKE, ale także umożliwić udostępnienie, w różnej formie, gromadzonych przez urząd danych, zestawień i analiz rynkowi.
Jak mówi Marcin Rafalski UKE zaczął przymiarki do elektronicznego systemu obsługi zaczął już jakiś czas temu i próbował zdobyć na projekt dofinansowanie. Udało się w 2012 r. Gdyby nie wizja środków unijnych, to UKE zapewne znacznie wcześniej zacząłby projekt bardziej "gospodarczą metodą", finansując go z własnych środków i niewykluczone, że już by go udostępniał. Ostatecznie przyjdzie skorzystać z takiej właśnie metody a pełne wdrożenie EPL opóźni się o 1,5 roku.
Temat e-UKE należy postrzegać w szerszym kontekście e-administracji, czy nawet e-Państwa. Przez ostatnie lata doszło do zmian, dzięki którym współpraca między przedsiębiorcami, obywatelami i jednostkami administracji państwowej w coraz większym stopniu jest możliwa drogą cyfrową, chociaż do pełnej cyfryzacji wciąż daleko.
Istotną kwestią z punktu widzenia e-UKE jest dostęp do zbieranych danych. Jakkolwiek strona internetowa UKE publikuje liczne informacje, w tym podsumowania ze sprawozdań przekazanych prezesowi UKE oraz raportów pokrycia Polski infrastrukturą telekomunikacyjną, to wciąż istnieje szerokie spektrum informacji, o które operatorzy muszą zwracać się w drodze dostępu do informacji publicznej, a i w tym trybie dane nie zawsze są dostępne. Chodzi tu m.in. o szczegółowe dane dotyczące infrastruktury. Liczymy, że prace nad wdrożeniem dyrektywy w sprawie środków mających na celu zmniejszenie kosztów realizacji szybkich sieci łączności elektronicznej, która przewiduje szczegółowy system inwentaryzacji, wpłyną na zwiększenie dostępności informacji. Chodzi także o możliwości ich uzyskiwania w celu dalszego przetwarzania, na przykład przy tworzeniu biznesplanów przez operatorów, w tym planów rozwoju infrastruktury. Liczymy także, że dotychczasowe doświadczenia związane z funkcjonowaniem systemu informacyjnego o infrastrukturze szerokopasmowej (SIIS) spowodują, że zarówno zbieranie informacji, jak i dostęp do nich nie będzie uciążliwy.
Bardzo przydatnym narzędziem byłaby platforma pozwalająca na śledzenie przebiegu prowadzonych postępowań administracyjnych, zawierająca m.in. informacje o wpływie kolejnych pism w postępowaniu, czy etapie prac uzgodnieniowych wewnątrz urzędu. Dzięki temu strona nie musiałby systematycznie przeglądać akt w urzędzie, aby mieć informacje o przebiegu sprawy. Tym samym przebieg postępowania byłby bardziej przejrzysty.
Od UKE, jak również od MAiC można oczekiwać więcej niż od pozostałych organów administracji państwowej, niezwiązanych tak silnie z cyfryzacją. Należy jednak pamiętać, że sprawy załatwiane przez UKE są przede wszystkim z zakresu prawa administracyjnego i rządzą się swoimi zasadami. Chodzi o tzw. zasadę pisemności, która powoduje, że dokumenty składane w ramach prowadzonych postępowań muszą mieć określoną przepisami formę (oryginały pism, poświadczone za zgodność z oryginałem dowody w sprawie, czy odpowiednio poświadczone pełnomocnictwa itd.). Pełna cyfryzacja wymaga zatem nie tylko zmian informatycznych po stronie UKE, ale także zmian systemowych po stronie państwa, jak również zmian prawnych. Konieczna jest dalsza praca nad realnym wdrożeniem podpisu cyfrowego i uregulowania kwestii "cyfrowego" pełnomocnictwa do prowadzenia spraw oraz cyfrowych poświadczeń za zgodność z oryginałem.
Marta Brzoza, dyrektor biura współpracy regulacyjnej Orange Polska