Centrum Projektów Polska Cyfrowa opublikowała raport z kontroli, które przeprowadzała u beneficjentów projektów realizowanych w ramach POPC. Kontroli poddawane były projekty I, II, III oraz V osi POPC w trakcie realizacji, na zakończenie, zachowanie trwałości projektów.
W ramach projektów budowy sieci szerokopasmowych (1.1 POPC) CPPC przeprowadziła 492 kontrole na miejscu. Najintensywniejszy pod tym względem jest ostatni okres (lata 2021-2022).
PARTNEREM KANAŁU JEST UPC POLSKA
Jakie nieprawidłowości stwierdzali najczęściej kontrolerzy?
- Realizacja projektu niezgodnie z zatwierdzoną dokumentacją – prowadzenie stałego monitoringu realizacji projektu, audyt realizacji projektu. W przypadku chęci lub konieczności wprowadzenia zmian w pierwszej kolejności należy złożyć wniosek o zmianę w projekcie i jeżeli wymaga ona aneksowania umowy/porozumienia, przygotować dokumenty do aneksu.
- Nieprawidłowe wypełnianie dokumentów księgowych, finansowych i kadrowych – zgodnie z Katalogiem kwalifikowalności dla każdej osi priorytetowej POPC dokumenty potwierdzające poniesione wydatki powinny być opisane w taki sposób, aby widoczny był związek danego wydatku z realizowanym projektem oraz powinny odnosić się do konkretnej pozycji wynikającej z wniosku o dofinansowanie. CPPC wskazuje, że dobrą praktyką jest stworzenie wzoru opisu dokumentów księgowych i stosowanie go do wszystkich dokumentów. Takie działanie instytucja rekomenduje zwłaszcza w projektach partnerskich.
- Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby realizacji projektu – to jeden z podstawowych obowiązków wynikających z podpisanej Umowy/Porozumienia o dofinansowanie i o jego realizację należy zadbać już na początku realizacji projektu.
- Brak dokumentów kadrowych dotyczących zaangażowania pracowników w realizację projektu – tak jak w przypadku opisów dokumentów księgowych, CPPC rekomenduje opracowanie wzorów dokumentów kadrowych i stosowanie tak opracowanej dokumentacji przez cały okres realizacji projektu. Warto zapoznać wydział/zespół kadr z zasadami angażowania personelu do projektu, a także z zasadami rozliczania wynagrodzeń w ramach projektu.
- Błędne wypełnianie Wniosków o Płatność w punkcie pn. Zestawienie dokumentów – CPPC zaleca zapoznanie się z zapisami Podręcznika Beneficjenta SL2014 i stosowanie zasad w nim zawartych.
- Brak promocji projektu lub prowadzenie jej niezgodnie z zapisami Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji - CPPC podkreśla, że aktywna promocja projektu wspomaga beneficjentów w osiąganiu celów projektów, wyrażonych we wskaźnikach.
- Wskaźniki projektu – stałe monitorowanie osiągania wskaźników oraz bieżące prowadzenie dokumentacji potwierdzającej ich osiąganie, zgłaszanie do CPPC problemów z osiąganiem założonych w dokumentacji aplikacyjnej wskaźników.
- Brak właściwego nadzoru nad zakupionym sprzętem – prowadzenie rejestru zakupionych w ramach projektów urządzeń i elementów infrastruktury, prowadzenie dokumentacji zdjęciowej, monitorowanie sprzętu, np. poprzez cykliczną weryfikację sprawności.
- Uchybienia w zakresie stosowania wymagań dotyczących ochrony danych osobowych określonych w Umowie/Porozumieniu o dofinansowaniu i RODO – wprowadzenie polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym, bieżące prowadzenie ewidencji upoważnień oraz rejestru kategorii czynności przetwarzania, współpraca z IOD w tym zakresie.
- Brak rozróżnienia dokumentacji w przypadku realizacji kilku projektów w ramach POPC, zaburzona ścieżka audytu – każdy projekt to odrębne przedsięwzięcie, dlatego dla każdego projektu należy prowadzić odrębną dokumentację, tak, aby można było bez problemu zidentyfikować którego projektu dotyczy.
– Biorąc pod uwagę taką skalę weryfikacji, uchybienia, które stwierdziliśmy, stanowią niewielki ich odsetek. Projekty, które obecnie kontrolujemy, są już na tyle zaawansowane, że podczas kontroli często oglądamy finalny produkt projektu. Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że droga, którą przechodzą beneficjenci od przygotowania dokumentacji aplikacyjnej, poprzez złożenie wniosku o dofinansowanie, podpisanie umowy, realizację projektu, w tym jego rozliczenie i sprawozdawanie nie jest prosta i potknięcia/uchybienia zdarzają się każdemu. Dlatego w naszych kontrolach staramy się nadawać właściwy kierunek rzeczom, które nie są zgodne z dokumentacją aplikacyjną. Mamy świadomość, że ta droga, którą zmierzają nasi Beneficjenci jest też naszą drogą i jako przedstawiciele systemu wdrażania POPC, czujemy satysfakcję, że to również dzięki naszej pracy Cyfrowa Polska staje się faktem – podsumowuje CPPC.
