Blisko 17,5 mln zł dofinansowania otrzyma NASK PIB na projekt „Upowszechnianie elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych (systemy EZD PUW i EZD RP) oraz nowe funkcje systemu EZD RP ”.
Środki te instytucja pozyskała z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (POPC) w ramach naboru w trybie pozakonkursowym z działania 2.2 „Cyfryzacja procesów back-office w administracji rządowej”. Wniosek NASK pozytywnie oceniło Centrum Projektów Polska Cyfrowa. Jego celem jest m.in., by jednostki administracji rządowej zaczęły powszechnie używać elektroniczny system zarządzania dokumentacją, bo obecnie, wiele z nich nie korzysta z żadnego systemu klasy EZD, co znacznie utrudnia sprostanie wymaganiom wynikającym z projektu nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Jak podkreśla NASK, wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce realizującej zadania publiczne wiąże się z zaimplementowaniem systemu teleinformatycznego umożliwiającego kompleksowe zarządzanie dokumentacją, w tym m.in. wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Proces ten wymaga szeregu prac przygotowawczych w tym m.in. przygotowania i wprowadzenia nowych procedur, optymalizacji i elektronizacji procesów wewnętrznych oraz przeszkolenia kadry informatycznej, a także pracowników – użytkowników systemu z zasad wykorzystywania i modułów EZD.
Administracja rządowa wymaga szkoleń i bezpośredniego wsparcia doradczego, by rozpocząć wdrożenie. Aktualnie zainteresowanych wdrożeniem systemów EZD RP i EZD PUW jest ponad 400 podmiotów wykonujących zadania publiczne. Istnieje zatem realna potrzeba wspierania urzędów w cyfryzacji ich procesów back-office.
Częścią projektu jest również wytworzenie nowych funkcjonalności EZD RP, które wynikają z potrzeb zgłoszonych przez prawie 60 podmiotów korzystających z EZD RP obecnie. W systemie ma się pojawić m.in. centrum statystyk – usługa gromadząca dane statystyczne o wykorzystaniu EZD RP.
